Sloučení sešitů pomocí MS Query

Pro informace o výuce Excelu klikněte zde

Dotaz:

Potrebujem poradiť ako zlúčiť zošity.

Príklad:
1. Dochádzka A
2. Dochádzka B
3. Dochádzka C
4. Dochádzka D
5. Dochádzka_Majster.

Tieto zošity zlúčiť do jedného, tak že jednotlivé zmeny si zapisujú do svojho zošita a ja to vidím vo svojom zošite pekne po kope, kde každý list bude spominaný zošit.

Máme pět sešitů. (Dochádzka A, Dochádzka B,Dochádzka C, Dochádzka D, Dochádzka_Majster)  Potřebujeme načítat (vidět) tyto data v jiném sešitu, který bude do listů automaticky načítat data z těchto sešitů, můžeme použít málo známý a používaný nástroj MS Query. (Musí se doinstalovat – je součástí standardní verze MS Office). Pokud máte MS Query nainstalovaný, naleznete jej v menu Data – Importovat externí data.

V prvním kroku si připravíme sešity s docházkami, kde v každém sešitu budeme mít jeden list s docházkou. Listy s docházkou upravíme do podoby tabulky (seznamu).

Vytvoříme si nový souhrnný sešit, vložíme pět listů, které si pojmenujeme Dochádzka A, Dochádzka B,Dochádzka C, Dochádzka D, Dochádzka_Majster. Pomocí příkazu z menu Data – Importovat externí data – Nový databázový dotaz spustíme průvodce.

Vybereme zdroj dat Soubory Excel. Dáme OK.


Dále vybereme příslušný sešit  a list pro import. (Jednotlivé sešity nemusí být umístěny ve stejné složce). Klikneme na OK.

V průvodce dotazem – volba sloupců klikneme na tlačítko Možnosti a zatrhneme Systémové tabulky.

A vybereme příslušnou tabulku.

V dalším kroku můžeme nastavit filtrování dat.

Například nás mohou zajímat jen záznamy s určitým rozsahem dat, nebo docházka jen určitého zaměstnance. (Lze kdykoliv upravit).

V dalším kroku lze nastavit způsob řazení dat.

V dalším kroku vybereme možnost Načíst data do aplikace Microsoft Excel. (Volbu zobrazit data nebo upravit dotaz v aplikaci Microsoft Query použijeme v případě potřeby zobrazit všechny docházky v jednom listu – volba Tabulka – přidat tabulky, nebo vytvářet souhrny, načíst jen neduplicitní data apod.)

Dáme dokončit a vybereme umístění dat.

Můžeme nastavit vlastnosti oblasti externích dat. Např. Obnovovat každých xx minut, nebo Aktualizovat data při otevření souboru.

Výsledek načtení dat. Kroky zopakujeme pro další sešity s docházkami. Data je možno kdykoli aktualizovat pomocí kontextového menu Aktualizovat data.

Při otevření sešitu, který má nastaveno ‘Aktualizovat data při otevření souboru’ uvidíme tento dialog.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *